Dlaczego ustawienie procesów w organizacji jest ważne

W wyniku zmian gospodarczo-politycznych, które tworzą destabilizację na rynku, rośnie w organizacjach presja: czasu, finansowa, operacyjna. Powoduje ona, że firmy często nie mają chwili żeby pomyśleć o ruchach strategicznych na poziomie procesów, bo biznes działa często reaktywnie.

W efekcie podejmowane przez firmy działania i zmiany przeprowadzane są w sposób chaotyczny z myślą, że “to tylko na chwilę”, “póki sytuacja się nie ustabilizuje” i “będzie wtedy więcej czasu na poukładanie procesów”. Z tym, że to “na chwilę” trwa już od 3 lat.

Nieuporządkowane procesy i brak rozwiązań mogą naprawdę sporo kosztować firmy.

Bez świadomości jakie procesy funkcjonują w organizacji i ich odpowiedniego zmapowania, organizacja traci stabilność, ramy w których się porusza. Według raportu Deloitte “Od fali zwolnień do fali zmian” najczęściej wskazywanym czynnikiem, jaki skłoniłby pracowników do zmiany pracodawcy, była niska efektywność procesów dziejących się w ramach organizacji (46%). Dlatego też firmy - niezależnie od etapu rozwoju organizacji - jeśli chcą przetrwać, rozwijać się biznesowo, zmuszone są do opracowania lub zmieniania/zoptymalizowania swoich procesów.

Rekrutacja, onboarding, komunikacja pod lupę

Dane raportu Analityka HR 2023 wskazują, że głównymi procesami, nad którymi organizacje planują się koncentrować w tym roku są Rekrutacja, Onboarding, Komunikacja, Employer Branding, oraz Szkolenia i Rozwój. Weźmy dziś pod lupę rekrutację, onboarding i komunikację.

Bez uporządkowania tych procesów, osoby pracujące w organizacji nie czują się pewnie, kiedy działania firmy nie są jasne, a ich odpowiedzialność niezdefiniowana. Chaos staje się codziennością, a to mocno wpływa na samopoczucie zespołów, zaangażowanie, produktywność, morale, oraz ogólne zadowolenie z pracy.

Co zatem jako HR możemy zrobić w obszarze Rekrutacji, Onboardingu i Komunikacji, żeby pomóc dostosowywać biznes do zmieniającego się otoczenia gospodarczego?

Ryzyko nieskutecznej rekrutacji i jak temu zapobiec

W przypadku niewłaściwego zatrudnienia, koszty rozwiązania umowy, ponownego rozpoczęcia procesu selekcji, wdrożenia itp. są bardzo wysokie. Niezależne badania przeprowadzone przez Sedlak & Sedlak i PwC szacują, że koszt nieudanej rekrutacji sięgają nawet rocznej pensji pracownika. Na nieudaną rekrutację oprócz czynników niezależnych od organizacji, wpływać mogą czynniki wewnętrzne. Wśród nich są takie błędy jak: zbyt długi proces rekrutacyjny, źle określone bądź zmieniające się wymagania, niedostępność hiring managera, brak transparentności czy też źle dobrane metody poszukiwań kandydatów.

Jak to zmienić?

Na samym początku, przede wszystkim trzeba ustalić workflow procesu rekrutacyjnego, ilość etapów (im mniej tym lepiej), jego timeline oraz odpowiedzialności zaangażowanych osób. Zdecydowanie trzeba położyć nacisk na transparentną komunikację w podejściu agile’owym, które pozwoli nam sprawdzać ogólny przepływ kandydatów i wprowadzać ulepszenia. Dzięki temu cele rekrutacyjne i cele HRu będą się pokrywać i nie będziemy tracić czasu na niedopasowane searche.

Strategicznie ważnym aspektem jest mierzenie efektywności działań rekrutacyjnych (aż 16,8% badanych wg raportu Analityka HR 2023 nie mierzymy efektywności żadnych działań w obszarze HR), chociażby takich jak:

Onboarding to nie fanaberia

Często myśląc o projektowaniu procesu rekrutacyjnego zapominamy, że jest on połączony z onboardingiem i że jest to bardzo istotny element, od którego zależy czy osoba, którą zrekrutowaliśmy w ogóle zostanie w organizacji. Dlaczego? Nieraz spotykałam się z przypadkami, w których brak dobrze zaprojektowanego procesu, komunikacji, podpisanych dokumentów, przekazanego zakresu obowiązków, sprzętu miał wpływ na to, że osoby dołączające do organizacji wdrażały się wolniej niż zakładał to biznes. W efekcie, nowo zatrudnieni rezygnowali ze współpracy w trakcie okresu próbnego, a nawet wcale nie godzili się na dołączenie do zespołu.

Blisko 60% menedżerów stwierdza, że ich pracownicy odchodzą na skutek nieudanego procesu wdrożenia (SHRM Foundation).

Najczęstszymi błędami w procesie onboardingu są m.in.

Jak się przygotować i nie popełnić tych błędów?

Jeszcze zanim osoba faktycznie dołączy do firmy, jako zespół przyjmujący nowego pracownika/pracowniczkę najbezpieczniej jest, żebyśmy rozplanowali proces o jeden krok wcześniej - tzw pre-onboarding. W jego ramach budujemy zaangażowanie i zaufanie przez transparentną komunikację.

Bo przecież fajnie (a może niezbędnie!), żeby nasz nowy pracownik dostał od nas maila powitalnego. Ważne, żeby wiedział, o której zaczyna pierwszego dnia i jak będzie wyglądał jego pierwszy tydzień pracy, a także żeby dostał takie same informacje o organizacji co jego kolega, który dołączył np 2 miesiące wcześniej.

Sam proces (pre- i) onboardingu powinien uwzględniać cztery etapy, tzw. “4C”:

Jak o tym wszystkim pamiętać?

Odpowiedzią jest stworzenie checklisty onboardingowej, która pozwoli nam na wgląd w to, na jakim etapie jesteśmy oraz co jeszcze przed nami.

Komunikacja kluczem do kultury organizacyjnej

Badanie w firmie Microsoft wykazało, że w organizacji, w której wszyscy pracują zdalnie największymi wyzwaniami do rozwiązania są komunikacja, współpraca i dzielenie się wiedzą.

Praca online spowodowała, że pracownicy częściej skupiają się na asynchronicznej komunikacji poprzez wykorzystanie e-maili czy komunikatorów, zamiast rozmowy w czasie rzeczywistym. W efekcie powoduje to wydłużanie się procesów, np podejmowania decyzji, czy trudności z pozyskiwaniem nowych informacji oraz dzieleniem się nimi.

Kiedy firma nie posiada spisanych procedur ani procesów, zwykle oznacza to, że cała wiedza procesowa jest przekazywana ustnie i często posiada ją jedna osoba. Konsekwencją zwykle jest dezinformacja, a co za tym idzie chaos komunikacyjny. W jego wyniku popełniane są błędy, a pracownicy firmy “wymyślają koło od nowa”, zamiast postępować według sprawdzonego i działającego schematu.

Sytuacja nabiera dramaturgii, kiedy niespodziewanie osoba z wiedzą procesową odchodzi z organizacji albo po prostu bierze urlop (!) i nagle okazuje się, że nie wiemy niczego o funkcjonowaniu naszej firmy.

Co z tym chaosem zrobić?

Dokumenty w postaci procedur/diagramów/zbioru dobrych praktyk dla całej organizacji czy danego zespołu są podstawą. Dzięki temu zapanujemy nad chaosem organizacyjnym i pomoże nam to usprawnić działania. Ze spisanymi praktykami/procedurami oszczędzamy czas, który możemy poświęcić nowej osobie.

Pokazując pracownikami workflow danego procesu (np. rekrutacji, sprzedaży etc), szybko zdobywa on wiedzę o korelacji między poszczególnymi działami oraz wie do kogo powinien się zwrócić jeśli ma konkretny problem. Warto również, żeby organizacja zadbała o cykliczne spotkania zespołowe, w ramach których poszczególne osoby mogą dzielić się wiedzą - również procesową, oraz strategiczną firmy.

Opisane procesy nie tylko ułatwiają wdrożenie nowych osób do organizacji ale również budują know-how organizacji, dzięki czemu nawet odejście kluczowej osoby odpowiedzialnej za dany proces, na niego nie wpływa i firma jest w stanie utrzymać jakość działania bez jej spadku.

Procesami, które są ustandaryzowane o wiele łatwiej zarządzać i docelowo je zautomatyzować/optymalizować. Widząc jak wygląda dany proces, kto jest w niego zaangażowany oraz ile czasu zajmuje, jesteśmy w stanie w prosty sposób zidentyfikować kluczowe blokery oraz je wyeliminować. Co finalnie przełoży się na jego efektywność oraz optymalizację kosztów HR.

Porozmawiajmy o HR

(C) HR Thrive 2024